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話す時は要点を3つにまとめなさい!!

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わかってもらおうと必死になって説明しているのに全然伝わらない。そんな経験ありませんか?私は何度もあります(笑)そして、そんなときは上司から必ず次のように言われます。

「話すときは要点を3つにまとめなさい!!」

しかし、今まではあまり意味をわかっておらず、「とりあえず3つにまとめとけばいいのね!」ぐらいの気持ちでいましたが、先日の研修でその必要性を説明してもらい納得することができました。そこで今回は、要点を3つにまとめるメリットと、簡単な習得方法について紹介したいと思います。

要点を3つにまとめるメリット

認知心理学によると人間の知覚は3つまでが楽である。ローマ数字も漢数字も、3までは縦棒、横棒で示すが、4以上はそうはいかない。論理学の三段論法、キリスト教の三位一体、インド哲学の三徳など、哲学・宗教でも3が基本だ。

たしかに要点が多いと何が言いたいのか話がぼけてしまって理解しづらいですよね。「あれも大事!これも大事!それも大事!さらにこれも大事!」って言われたら、「よくわからん!」って突っ込みたくなります。

反対に少なすぎても十分考えたのか疑いたくなります。「あれと、これが重要なんですよ。」って言われたら、他には?って思いますよね。

つまり、必要最小限で納得してもらい、相手の記憶に焼き付けるのが"3"なのです。

たとえば、

  • 「うまい、やすい、はやい」(吉野家のキャッチフレーズ)
  • 「楽観的に構想し、悲観的に計画し、楽観的に実行する」(京セラの稲盛和夫名誉会長)
  • 「すぐやる、必ずやる、出来るまでやる」(日本電産の永守重信社長)
というように、キャッチフレーズにも"3"は使われています。また、スティーブ・ジョブズも要点を3つにまとめて説明していることが多かったようです。

このように、どうも"3"という数字には不思議な説得性があるように思います。では次に、3つにまとめる簡単な方法を2つ紹介したいと思います。

まとめ方①:「現状確認」→「あるべき姿」→「両者のギャップを埋める」

まずは誰かに何かお願いされたときに使える方法を考えましょう。

たとえば、お客さんや上司から急に電話がかかってきて、「あなたはどう思いますか?」と聞かれたとします。こういうときって、あまり考えてなかったことを聞かれるので困ってしまうのですが、次のように話すことで、あたかも考えていたようにみせることができます(笑)

  • 【現状確認】「~ということですね」と相手の言ったことを繰り返して齟齬をなくす。
  • 【あるべき姿】「本来はこうすべきですね」とあるべき姿を明確にすることで目標を共有する。
  • 【両者のギャップを埋める】「まずこういう手を打ちます。よろしいですか」と現状とあるべき姿のギャップを埋める方策について手短に話すことでアクションを明確にする。
どうです?できるビジネスマンっぽくないですか?

まとめかた②:What(何)→Why(なぜ)→How(どんな)

次は誰かに何かをお願いする、提案する場合に使える方法を考えましょう。

たとえば、どうしてもお昼に中華料理が食べたくなったとします。皆は和食だ!といってるのにも関わらず(笑)そんなときには、

  • 【What(何)】「中華料理がどうしても食べたい」とどうしたいかを伝える。
  • 【Why(なぜ)】「和食や洋食に比べて安いし、美味しい!」などと理由を明確にする。
  • 【How(どのように)】「クーポンが使えて人気のお店を提案する」など、Whyを実現する方法を明確にする。
と話せば、皆が納得するかどうかは別にして、自分の思いをわかりやすく伝えることはできますよね。この方法は、もちろん仕事にも応用できます。

最後に

仕事でもプライベートでも今回紹介した3つにまとめる方法を使い倒して、わかりやすい説明を心がけてみてはどうでしょうか。もちろん、プレゼンや仕事だけでなく、ブログや転職・就職の場でも活かせるので、習慣化しておいて損はないと思います。

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